制衡措施

法团校董会须确保在财务管理机制上有足够的制衡措施，以保障经费用得其所。法团校董会亦应正式设立会计、内部和外部监控制度，把一切收支适当入帐。此外，学校亦须设有机制，向法团校董会及持分者汇报有关经费的运用情况。

• 会计及披露
  
  • 妥善备存帐簿及财务记录；
  • 所有帐项须附上单据及有关文件，以资证明；
  • 拟备年度收支帐目及资产负债表；
  • 会计制度应保持透明度；
  • 订定适当程序，规定学校人员申报／披露任何利益冲突，因此等利益可能会影响或看来会影响该等人员在执行职务时的判断。（在处理采购及商业活动时,必须严格遵守这项规定）；
  • 有关学校人员应以书面方式申报利益冲突或被视为可出现的利益冲突。申报的形式最好是使用适当的标准表格填报，或记录在会议摘录内（如适用）。此类申报记录应妥为保存；
  • 申报／披露利益必须以书面形式进行,并妥为记录在相关的登记册内，以供教育局查阅；以及
  • 遵守《教育条例》第40BF至40BH条有关处理申报／披露利益的规定。
• 内部监控机制
  
  • 订立内部程序及步骤,以减少欺诈及疏忽行为［学校可考虑向外间雇用相关的服务（例如审计服务），以加强内部监控。如雇用服务一事获法团校董会批准，并遵照教育局订定的采购程序进行，有关开支可根据扩大的营办开支整笔津贴的运用原则由该项津贴支付。］；
  • 遵守教育局所颁布的采购指引／程序；
  • 适当授权予法团校董会校董，以执行督导及监察职能；以及
  • 实行适当职务分工／轮换职务的原则，例如负责邀请供货商投标的人员，不应同时负责审批标书。
• 外部监控机制
  
  • 委任一名执业会计师审核学校的周年帐目；
  • 要求外聘核数师就内部监控和会计制度提供意见；以及
  • 确保可随时提交所有会计记录及财务资料供教育局及政府其他政策局／部门查阅。
• 汇报
  • 定期向法团校董会汇报学校的财政状况，尤其是开支远低于／高于预算的情况；
  • 向法团校董会汇报修订预算（如有），以供批核；
  • 通知法团校董会任何异常或不寻常的学校事件（例如现金损失、欺诈、伪造文件等），并从速向教育局汇报；
  • 向法团校董会汇报外聘核数师或教育局所提出的建议,并把跟进行动(如有的话)纳入周年校务计划内；
  • 在每年分发给各持分者的校务报告中载录财务摘要；以及
  • 于学年／财政年度结束后六个月内向教育局提交经审核的周年帐目。